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在線文檔賦能行政采購工作（10）：成為業(yè)務(wù)伙伴

大家好！
今天我將繼續(xù)就該主題進(jìn)行展開 ， 和大家聊一聊行政采購工作所具有的BP特性 。
服務(wù)是行政團(tuán)隊的核心職能
從傳統(tǒng)的組織架構(gòu)來看 ， 行政采購工作比較特殊 ， 它的邊界并不局限在行政管理部門 ， 而是面向整個企業(yè) 。
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而從主要職責(zé)來看 ， 行政采購工作也不僅僅是為了自己部門的采購 ， 而是面向企業(yè)各部門和團(tuán)隊 ， 在充分滿足其日常的采購需求的情況下 ， 確保企業(yè)實現(xiàn)正常和穩(wěn)定運營 。
在行政管理中 ， 行政采購工作又是一個不可或缺的重要環(huán)節(jié) ， 及時而高質(zhì)量的行政采購工作將對行政服務(wù)的成效產(chǎn)生極大的推動作用 。
行政部門本身是企業(yè)中最為重要的共享服務(wù)中心之一 ， 其重要性等同于其他共享服務(wù)中心 ， 如人力資源共享服務(wù)中心、財務(wù)共享服務(wù)中心等 。
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同時 ， 行政部門也與這些共享服務(wù)中心形成了企業(yè)必不可少的“中后臺矩陣” 。 筆者過去所負(fù)責(zé)的文檔中心也是企業(yè)的共享服務(wù)中心之一 。
對共享服務(wù)中心而言 ， “服務(wù)”一定是重中之重 。 無論是怎樣的共享服務(wù)中心 ， 面向怎樣的團(tuán)隊和業(yè)務(wù) ， 服務(wù)好自己的服務(wù)對象便是其核心職能所在 。
當(dāng)然 ， 對于絕大多數(shù)共享服務(wù)中心而言 ， 服務(wù)并不是全部 ， 管理也是其重要的職能之一 。
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但是 ， 管理的本質(zhì)并不是加重其他團(tuán)隊的負(fù)擔(dān) ， 而是確保大家能夠保持行動一致性 ， 在同一規(guī)范之下達(dá)到效率的最大化 ， 與服務(wù)對象形成高效的雙輪式運轉(zhuǎn) 。
這就是一種BP式的協(xié)作 。
行政采購的BP特性
在為其他部門提供服務(wù)的過程中 ， 行政采購團(tuán)隊將化身為該部門的BP 。 在采購工作的整個過程中 ， 行政采購團(tuán)隊始終扮演著與其“手拉手”的合作伙伴 ， 為其提供值得放心的服務(wù) ， 實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的賦能 。
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在一些企業(yè)中 ， 高層管理者并未將行政團(tuán)隊看作是至關(guān)重要的共享服務(wù)中心 ， 行政團(tuán)隊本身也沒有將自己看成是其他團(tuán)隊的BP ， 甚至?xí)X得管理的成分要大于服務(wù)的成分 ， 這樣自然而然不會做到主動化的服務(wù) 。
如果我們沒有一些應(yīng)有的服務(wù)意識 ， 而是以一種高高在上、可有可無的服務(wù)心態(tài)來應(yīng)對各部門的采購需求時 ， 那么我們是無法為其做好服務(wù)的 。
作為一個合格的共享服務(wù)中心 ， 我們首先要將自己的服務(wù)邊界和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)告知所服務(wù)的團(tuán)隊 ， 讓他們在需要時能夠?qū)μ柸胱?， 找到自己所需要的服務(wù)項 ， 進(jìn)而提出相應(yīng)的采購需求 。
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對于行政采購工作而言 ， 我們可以基于第7篇文章中所提到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表 ， 將一些服務(wù)對象需要知道的對照項提取出來 。
比如 ， 我們可以在一個公共文件夾中上傳一個可供所有團(tuán)隊查看的采購物資表 。 這一表格同樣是在線數(shù)據(jù)表 ， 其內(nèi)容全部引用自相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表 ， 第一列為所有可以提供采購的物資 ， 然后在右側(cè)的對照列中 ， 增加各部門所關(guān)注的各種采購屬性 ， 如：
平均采購時長
建議采購數(shù)量…
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這些關(guān)鍵指標(biāo)我已在之前的文章中進(jìn)行了詳細(xì)展開 ， 這里不再贅述 ， 這些指標(biāo)是各部門提出采購需求的重要依據(jù) 。

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